การวิเคราะห์งานเป็นพื้นฐานทั้งหมดของการตัดสินใจในการประเมินและคัดเลือกบุคลากร ก่อนการกำหนดผู้ที่เหมาะสมที่สุดในงาน เราควรที่จะเข้าใจลักษณะของงานนั้น ๆ ก่อน การวิเคราะห์งานจึงช่วยให้เข้าใจรายละเอียดของแต่ละงาน สมรรถนะที่จำเป็นต่อการทำงานด้วย และความเชื่อมโยงระหว่างงานกับสมรรถนะขีดความสามารถ
การวิเคราะห์งาน (Job Analysis – JA)
การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการพัฒนาคำอธิบายของงาน อาทิ ภาระกิจ หน้าที่ และ ความรับผิดชอบ ตลอดถึงคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (ความรู้ ทักษะ และ ความสามารถ) ที่พนักงานต้องมีเพื่อที่จะปฏิบัติงานได้
การวิเคราะห์งานจำกระทำเมื่อ สร้างองค์กรใหม่ สร้างงานใหม่ และ เปลี่ยนแปลงงานใหม่อย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโยี วิธีการ ขั้นตอน หรือ ระบบ เป็นการลำดับขั้นเพื่อการจ้างงานในแต่ละตำแหน่ง แต่ละหน้าที่ และ แต่ละขั้นตอน อันนำไปสู่การได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจ เหมือนการเตรียมดินก่อนปลูกดอกไม้ เป็นการวิเคราะห์ที่เน้นเฉพาะเนื้องานและลักษณะของแต่ละงานเท่านั้น ไม่ใช่เรื่องคนที่ทำอยู่ ณ ตำแหน่งนั้น ๆ
องค์ประกอบของ JA
• สร้างระบบการจ้างงานที่มีประสิทธิผล และ ยุติธรรม (Establishing fair and effective hiring practices) ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานจะช่วยให้ผู้จ้างงานมีเกณฑ์ในการคัดเลือกบุคลากร อาทิ ความรู้ ทักษะ และ ความสามารถที่เราต้องการเพื่อให้ทำงานนั้น ๆ ได้สำเร็จ ทั้งยังช่วยให้ผู้จ้างงานเลือกวิธีการคัดเลือกบุคลากรได้อย่างเหมาะสม เช่น คำถามเพื่อการสัมภาษณ์ แบบทดสอบความรู้ความสามารถ
• ใช้ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานกำหนดงานต่าง ๆ ที่บุคลากรต้องทำ และ ยังใช้กำหนดความต้องการในการฝึกอบรม กำหนดหลักสูตร และ ประเมินผลการฝึกอบรม
• การเก็บข้อมูลที่ต้องการเพื่อการทำ JA
• เนื้องาน (Content) เป็นการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องการงานที่ทำ เป้าหมายของการทำงานนั้น ๆ อุปกรณ์เครื่องมือ เครื่องจักรที่ใช้ในกระบวนการทำงาน นอกเหนือจากนั้นควรเก็บข้อมูลความสำคัญของงานว่าอยู่ในระดับใด การฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างบรรลุเป้าหมาย