ในบรรดางาน HR ที่กล่าวกันว่าจะสามารถสร้างคุณค่าให้กับพนักงานในองค์กรได้นั้น โดยทั่วไปก็จะพูดถึงงานด้านการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร (Human Resource Development) เสียเป็นด้านหลัก กระทั่งบางที (บางทีจริง ๆ นะ) เราก็ลืมไปว่า เมื่อเราสรรหาพนักงานเข้ามาร่วมงานแล้ว การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (New Employee Orientation) ก็เป็นอีกเรื่องที่ทีมสรรหาและทีมพัฒนาบุคลากรจะต้องให้ความสนใจกันเสียแต่ต้นมือ
.
เหตุที่กล่าวเช่นนี้ ก็เป็นเพราะอยากให้ HR รวมทั้งหัวหน้างานทั้งหลายมองว่า การปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น ไม่ใช่เรื่องที่สิ้นเปลืองเวลา หรือทำให้พนักงานใหม่ต้องเสียเวลาในการทำงานไปเปล่า ๆ หรือไม่ควรอย่างยิ่งที่จะมองว่า พนักงานใหม่ที่บางคนมีประสบการณ์มาจากองค์กรอื่นก็โตโตกันแล้ว ต้องรู้จักที่จะปรับตัวปรับตนเองให้ได้ และควรต้องลงมือทำงานได้เลย ซึ่งนั่นอาจจะส่งผลให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดีครับ
.
ผมเข้าใจนะว่า หลายองค์กรมีปัญหาเร่งรีบผลิตงานออกไป ไม่ว่าจะเพราะเหตุคนเก่าลาออก หรืองานงอกใหม่ หรือเหตุเพราะคนเก่าออกไปนาน หาแทนอย่างไรก็ไม่ได้ หรือเพราะเหตุคนเข้า ๆ ออกๆ แบบ Turnover นั้นสูงยิ่งก็ตาม จึงไม่ใคร่อยากให้พนักงานใหม่ต้องเสียเวลาแม้แต่เพียงเล็กน้อยเข้าร่วมกิจกรรมปฐมนิเทศ นัยว่าเสียเวลาไปทำงานที่ยังคั่งค้างอยู่
.
แต่คิดตรงนี้สักนิด คนใหม่เข้ามาอยู่บ้านใหม่ หากเค้าไม่รู้ว่าบ้านหลังนี้เป็นอย่างไร จะใช้ชีวิตกันแบบอีดอัดหรือเปล่านะ
.
ดังนั้น โปรดอย่าได้ดูเบาความสำคัญของงานปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไปครับ
.
ด้วยเพราะการปรับตัวปรับใจของพนักงานใหม่ จากที่ไร้ประสบการณ์ในองค์กรมาก่อน หรือจากการที่ต้องเปลี่ยนบ้านใหม่มาร่วมงานกับเรานั้นต้องใช้เวลา
.
ยอมใช้เวลาเสียหน่อยกับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ให้ HR ได้คุยกับเขาเสียหน่อยว่าอะไรและอย่างไรในองค์กรที่เขาควรต้องรู้ครับ
.
แม้จะไม่ไหวที่จะต้องใช้เวลากันยาวนานหลายวัน แต่เอาเป็นว่าเพียงวันหรือสองวัน ประกอบกับการสร้างช่องทางเรียนรู้อื่นเช่นผ่านทาง Mobile Application ก็ไม่รบกวนเวลาหัวหน้างานมากเกินควรครับ
.
โจทย์ที่น่าสนใจจึงมีอยู่ว่า จะทำอย่างไรในช่วงปฐมนิเทศนี้ให้ประทับใจพนักงานใหม่ แบบที่เขาอยากบอกต่อคนอื่นมาร่วมงาน
.
Accountemps องค์กรที่ปรึกษาด้านการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ได้เคนเปิดเผยผลการสำรวจเกี่ยวกับการทำกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่ขององค์กรกลุ่มตัวอย่างในประเทศสหรัฐอเมริกาที่เคยทำเมื่อปี 2012 ที่ผ่านนานมาแล้วพบว่า ในกลุ่มตัวอย่างนั้นมีองค์กรถึงราว 1/3 ที่ไม่ได้จัดกิจกรรมปฐมนิเทศเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ และการมองข้ามการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไป อันส่งผลเสียหายในบางประการที่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตัวเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมและขององค์กร ทั้งที่กลุ่มตัวอย่างสำรวจเองก็ยอมรับว่าจะช่วยให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้และเข้าใจองค์กรในเรื่องต่าง ๆ เช่น เข้าใจคุณค่าและวัฒนธรรมองค์กร เกิดความรู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กรที่เข้าร่วมงาน และโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมขององค์กร รวมทั้งอาจจะได้รับทราบถึงแนวปฏิบัติ รวมทั้งความคาดหวังในการทำงานทั้งในมิติของพฤติกรรมและผลงาน (Performance) ในบางประการเช่นที่บางองค์กรแนะนำวิธีการประเมินผลพนักงานไว้เสียเลยตั้งแต่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่
.
ทั้งที่รู้แต่ก็ไม่ทำนี่ล่ะครับ เป็นเรื่องที่น่าสนใจ
.
และที่น่าสนใจกว่านั้นคือผลสำรวจพบว่า ราว 2/3 ขององค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีจำนวนพนักงานระหว่าง 20-49 คน ดำเนินกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่กันอย่างเป็นล่ำเป็นสันขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนกลับมีเพียง 1/2 เท่านั้นที่ทำแบบนี้
.
Accountemps ยังกล่าวไว้ด้วยว่า หากนัก HR อยากจะบริหารกิจกรรมปฐมนิเทศโดยมุ่งช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับงานและองค์กรได้ดีและรวดเร็วขึ้น อาจจะทำตามคำแนะนำ 5 อย่างซึ่งผมขอเสริมมุมมองบางประการให้ท่านได้นำไปทดลองทำให้ทำงานปฐมนิเทศพนักงานใหม่ให้เป็นแบบที่ “ใช่” ดังนี้ครับ
.
(1) เทคแคร์พนักงานใหม่ให้น่าประทับใจ
.
หลายองค์กรพอพนักงานใหม่เข้ามาก็ให้รอที่ห้องกรอกใบสมัคร หรือที่นั่งอื่นใดเพื่อรอปฐมนิเทศ ประหนึ่งว่าเขาเป็นผู้สมัครงานทั้งที่ตกลงมาเริ่มงานแล้ว (ลืมไปว่าพนักงานใหม่นี้เป็นพนักงานขององค์กรโดยสมบูรณ์แล้ว จึงไม่วายทำกับพนักงานใหม่เหมือนกับคนมาสมัครงาน) ซึ่งทำให้เป็นการต้อนรับที่ไม่สู่อบอุ่นเอาเสียเลย ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะ HR บางท่านก็แอบคิดว่าตราบเท่าที่ยังไม่ถึงเวลาเข้าห้องปฐมนิเทศที่จัดไว้ก็ยังไม่มีอะไรที่ต้องไปคุยกับพนักงานใหม่เหล่านี้ ผิดกับบางองค์กรที่ปลูกฝังเรื่องการสร้างความประทับใจให้น้องใหม่อย่างน่ารักด้วยการที่พี่คนเก่านำดอกไม้ไปให้น้องใหม่กับน้องใหม่ทุกคนที่ก้าวเท้าเข้ามาในสำนักงานและในหน่วยงานของเป็นการต้อนรับ มีรอยยิ้มและการทักทายที่ดึงดูดและแสดงออกอย่างชัดแจ้งให้น้องใหม่เห็นว่าองค์กรภาคภูมิใจได้น้องใหม่มาร่วมงาน การเทคแคร์ “คนใหม่เหมือนกัน” ของสององค์กรที่ยกตัวอย่างมาเทียบนี้ ช่างต่างกันเสียนี่กระไร ท่านว่ามั้ยครับ
.
(2) กำหนดมาตรฐานของการต้อนรับน้องใหม่
.
องค์กรน่าจะได้ปลูกฝังและสื่อสารให้ตรงกันว่า การต้อนรับพนักงานใหม่ที่เราอุตสาหะเลือกเข้ามาร่วมงานด้วยนั้นเป็นเรื่องที่พนักงานทุกคนต้องช่วยกันดูแล ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของ HR และหน้าที่ของหน่วยงานต้นสังกัดเพียงลำพัง อย่างน้อยที่สุดมาตรฐานของการพูดคุยกับคนใหม่หรือคนที่อาจจะไม่เคยเห็นหน้ามาก่อนก็ควรจะเป็นการกล่าวทักทายง่าย ๆ การสอบถามว่าสังกัดหน่วยงานใด และช่วยให้พนักงานใหม่และคนเก่ามีความเป็นมิตรต่อกัน ผมยังเห็นว่า HR น่าจะต้องกำหนดให้ชัดว่า จะแนะนำพนักงานที่จะมาเริ่มงานใหม่ช่วงใด เช่น ก่อนหน้ามาเริ่มงานจริง 7 วันและหนึ่งวันก่อนวันปฐมนิเทศ เพื่อให้คนทำงานแผนกต่าง ๆ ได้ทราบและเตรียมการต้อนรับพนักงานใหม่แบบไม่งงงงว่านี่ใครหรา !!! โดยอาจจะส่งอีเมล์ภายในแนะนำพร้อมแนบรูปถ่ายและชื่อของพนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเก่าคุ้นหน้า เวลาเจอจะได้ไม่เหวอ และหากจะทำให้น่าสนใจขึ้นด้วยการทำ artwork ก็ไม่เสียหายอะไรครับ
.
(3) พยายามลดความตึงเครียดหรือความประหม่าของพนักงานใหม่
.
การเข้าไปทำงานกับองค์กรใหม่ที่ไม่คุ้นเคยนั้นเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยการปรับทั้งตัวและปรับใจ กิจกรรมปฐมนิเทศนี้ จะช่วยให้คำตอบอะไรหลายอย่างกับพนักงานใหม่ที่อยากรู้อยากเห็นในสิ่งที่กังวลใจหลายเรื่อง Accounttemps ได้แนะนำว่า HR ควรหาโอกาสกินข้าวเที่ยงร่วมกับพนักงานใหม่สักเดือนละครั้งในช่วงพนักงานใหม่ทดลองงาน ซึ่งจะส่งผลทางบวกให้พนักงานเหล่านี้อบอุ่นใจและกล้าพูดคุยปัญหาหลายเรื่องในหน่วยงานที่เขาอาจจะกำลังประสบอยู่ หรือในช่วงสัปดาห์แรก ๆ ของการทำงาน HR ควรมี
.
บทบาทในการพาพนักงานใหม่ไปพบกับพนักงานเก่าทั้งหลายที่เขาต้องติดต่อประสานงานภายในขอบเขตหน้าที่รับผิดชอบของเขา พร้อมกับคอยสังเกตอยู่ใกล้ชิดว่าน้องใหม่เหล่านี้ ต้องการความช่วยเหลือคำแนะนำอะไรบ้างหรือไม่ อันเป็นบทบาทที่ HR ควรทำเสริมหัวหน้างาน
เรื่องนี้น่าสนใจครับ !
.
(4) จัดทัวร์เพื่อพบปะพูดคุย
ให้ทราบโอกาสความก้าวหน้า
.
นอกเหนือจากที่ HR และหัวหน้างานทั้งหลาย ควรช่วยกันฉายภาพด้วยการเล่าให้พนักงานใหม่ฟังว่า เขาจะถูกคาดหวังทั้งในแง่ผลงานและพฤติกรรมการทำงานจากองค์กรอย่างไรบ้างแล้ว ควรอย่างยิ่งที่จะขยายภาพให้พนักงานใหม่เห็นถึงนโยบายของการสร้างความเติบโตในหน้าที่การงานขององค์กร การเรียนรู้ในงานและบทบาทของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่จะช่วยสร้างทักษะประสบการณ์ทำงานที่เพียงพอและการันตีว่าพนักงานใหม่จะได้รับการสนับสนุนเพื่อให้สร้างผลงานที่ดีได้ (ไม่ใช่ปล่อยให้ทำงานตามมีตามเกิด)
.
(5) มีพี่เลี้ยงตามประกบ
.
ในหลายองค์กรขั้นนำในประเทศไทย จะจัดให้มีพี่เลี้ยง (mentors) เพื่อคอยให้คำแนะนำทั้งเรื่องการใช้ชีวิตในองค์กรและสนับสนุนบทบาทของหัวหน้างานให้กับพนักงานใหม่ ในเรื่องการสอนงาน (shorten learning curve) ซี่งอาจจะเป็นรุ่นพี่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงาน (เพื่อคละประสบการณ์และสร้าง connection ระหว่างหน่วยงานในอนาคต)
.
ทดลองนำไปปรับใช้กับองค์กรของท่านดูนะครับ
.
CR; facebook.com/Drchatchawal
.