9 ปัญหาของการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
การสรรหาบุคลากร (Recruitment) เพื่อเข้าร่วมงานกับองค์กร
การสรรหาบุคลากร (Recruitment) หมายถึง กระบวนการในการค้นหาตลอดจนคัดเลือกบุคคลที่มีความรู้ความสามารถและมีทักษะที่เหมาะสมเพื่อเข้ามาปฎิบัติงานในตำแหน่งงานตามที่องค์กรต้องการ กระบวนการนี้จะเริ่มต้นตั้งแต่การวางแผนการคัดเลือก การสื่อสารให้เกิดแรงจูงใจกับผู้สมัครเป้าหมายที่ต้องการ และจะสิ้นสุดกระบวนการเมื่อองค์กรนั้นรับบุคคลนั้นๆ เข้าเป็นพนักงานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นผู้สมัครที่เคยมีประสบการณ์ผ่านงานมาอย่างโชคโชน หรือจะเป็นผู้สมัครมือใหม่ที่เพิ่งเรียบจดมาหมาดๆ ก็ล้วนแล้วแต่มีปัญหาต่างกันไปคนละรูปแบบ ผ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ก็ควรจะเตรียมรับมือให้พร้อมกับปัญหาหลากรูปแบบที่เกิดขึ้นด้วยเช่นกัน
1.ปัญหาเรื่องมาตรฐานเกรดที่ไม่เท่ากัน
แน่นอนว่าหลักฐานแรกที่ฝ่าย HR ต้องใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการสรรหาเลยก็คือเรื่องของผลการเรียน นอกจากจะวัดความสามารถได้ดีในระดับหนึ่งแล้ว ผลการเรียนยังสะท้อนความรับผิดชอบของคนคนนั้นได้ดีอีกด้วย แต่ปัญหาที่ฝ่าย HR ทุกบริษัทต้องเจอก็คือมาตรฐานการออกเกรดเฉลี่ยของแต่ละสถาบันนั้นแตกต่างกันสิ้นเชิง เกณฑ์การตัดเกรดของบางที่ก็ง่าย บางทีก็ยาก หรือแม้แต่เกณฑ์การให้เกียรตินิยมของแต่ละสถาบันก็ต่างกันด้วย ผู้สมัครบางคนอาจมีเกรดเฉลี่ยที่เท่ากัน แต่เกณฑ์ของแต่ละที่นั้นต่างกัน ฝ่ายบุคคลควรเข้าใจระบบและมาตรฐานนี้อย่างละเอียด
แนวทางแก้ปัญหา
• ตัวเลขอย่างเดียวไม่สามารถบ่งบอกความสามารถของคนได้เหมือนกัน เพราะเกรดนั้นออกมาจากคนละมาตรฐานกัน เบื้องต้นฝ่าย HR ควรศึกษาและรู้จักกับแต่ละสถาบันก่อน และจัดมาตรฐานของแต่ละสถาบันให้เป็นบรรทัดฐานของบริษัทก่อนเป็นอับดับแรก ก่อนที่จะดูเกรดและหยั่งน้ำหนักกับผู้สมัครอีกที
• วิชาชีพหรือสายงานที่ต่างกัน ก็มีส่วนทำให้มาตรฐานการจัดลำดับสถาบันต่างกันด้วย วิชาชีพหนึ่งอาจจะโดดเด่นในสถาบันหนึ่ง แต่อีกวิชาชีพในสถาบันเดียวกันนี้อาจจะเป็นรองสถาบันอื่นก็ได้ ดังนั้นฝ่าย HR ควรจะจัดมาตรฐานตามวิชาชีพหรือคณะอีกครั้งด้วย ไม่ควรใช้มาตรฐานเดียวกันกับทุกคณะในสถาบันเดียวกัน แต่ควรยึดสายอาชีพเป็นหลักด้วย เพื่อชั่งน้ำหนักร่วมกัน
CHECK!!
5 หลักเกณฑ์สำคัญที่ฝ่ายบุคคล (HR) ใช้ประเมินผู้สมัครงาน
2.ปัญหาเรื่องอัตราจ้างที่ไม่ลงตัว
หนึ่งในหน้าที่สำคัญของฝ่าย HR ก็คือการเจรจาต่อรองอัตราจ้าง และมักเป็นปัญหาลำดับต้นๆ ของการจ้างงานเลยทีเดียว ผู้สมัครบางคนเลือกที่จะปฏิเสธเพราะไม่พอใจเงินเดือนที่นำเสนอ หรือหากฝ่าย HR เจรจาต่อรองไม่สำเร็จก็อาจทำให้พลาดพนักงานดีๆ ให้กับบริษัทอื่นได้เช่นกัน หรือปัญหาเพดานเงินเดือนที่องค์กรกำหนด ก็อาจทำให้ฝ่าย HR มีอำนาจในการต่อรองกับผู้สมัครลดลง เพราะเงินเดือนเป็นปัจจัยสำคัญของการตัดสินใจของผู้สมัครในลำดับต้นๆ เช่นกัน
แนวทางแก้ปัญหา
• กำหนดเพดานสูงสุดของอัตราที่สามารถจ้างได้ก่อน แล้วเบื้องต้นให้เลือกผู้สมัครเข้ามาสัมภาษณ์โดยดูจากฐานเงินเดือนล่าสุด ควรน้อยกว่าหรือเท่ากับอัตราสูงสุดที่บริษัทประเมินไว้ว่าสามารถจ้างได้ เพราะผู้สมัครส่วนใหญ่อยากได้งานที่เงินเดือนขึ้นอยู่แล้ว จากนั้นก็เป็นขั้นของการเจรจาต่อรอง กรณีที่เรียกร้องสูงว่า ก็ให้นำมาพิจาณาผลดี ผลเสีย และความคุ้มค่ากันอีกครั้งหนึ่ง
• หากเพดานในเรื่องอัตราจ้างจำกัด ฝ่าย HR อาจเสนอข้อต่อรองอื่นเพิ่มเติมได้ อย่างเช่น เพิ่มวัดหยุดให้, จัดคอร์สอบรมพัฒนาความสามารถให้, หรือแม้แต่ยืดหยุ่นเรื่องเวลาทำงาน ทั้งนี้ขึ้นต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและวัฒนธรรมของแต่ละองค์ด้วย
3.ปัญหาเรื่องความไม่ชัดเจนขององค์กร
หลายองค์กรถึงแม้ว่าจะเป็นบริษัทใหญ่แต่ไม่มีความชัดเจนเรื่องโครงสร้างบริหารงาน ตลอดจนการประเมินการจ้างงานและกำหนดจำนวนพนักงาน เมื่อเกิดการไม่ประสานงานกัน หรือมีตำแหน่งงานไม่ชัดเจนแล้ว บางครั้งอาจเกิดการร้องขอการจ้างงานจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง แต่อันที่จริงไม่สามารถจ้างได้เพราะไม่มีงบประมาณเพียงพอ หรืออาจจ้างมาแล้วก่อให้เกิดปัญหากับงบรวมของบริษัทขึ้น หรือบางทีก็อาจเป็นการจ้างงานซ้ำซ้อน และมีผังอำนาจการบริหารที่ไม่เป็นระบบได้เช่นกัน
แนวทางแก้ปัญหา
• ฝ่าย HR กับผู้บริหารควรมีการวางผังบริหารงานทั้งองค์กรให้ชัดเจนและต้องเข้าใจร่วมกัน กรณีมีการร้องขอให้จ้างงานเพิ่มควรดูความเหมาะสมตามผังการบริหาร และควรพิจารณาตามสถานการณ์ปัจจุบันว่าสมควรรับพนักงานหรือไม่
• สิ่งที่ฝ่าย HR ต้องคำนึงอีกเรื่องของงบประมาณรวมในการจ้างงาน หากมีการร้องขอพนักงานเพิ่ม ต้องพิจารณาว่ามีงบประมาณเพียงพอในการจ้างงานหรือไม่ หรือมีงบประมาณเท่าไรที่สามารถจ้างพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ ได้
4.ปัญหาระบบการคัดเลือกขาดประสิทธิภาพ และฝ่ายคัดสรรไม่มีศักยภาพพอ
ปัญหานี้ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าขึ้นอยู่กับฝ่าย HR โดยตรงเสีย เพราะนี่คือเจ้าภาพในการะบวนการนี้ทั้งหมด การคัดสรรที่ไม่มีคุณภาพนั้นอาจเริ่มตั้งแต่การออกแบบใบสมัครที่บกพร่อง, การประกาศรับสมัครงานที่ไม่ชัดเจน, การระบุข้อมูลไม่ครบ, คัดเลือกผู้สมัครเบื้องต้นจากใบสมัครหรือเรซูเม่ไม่เป็น, ไม่มีเกณฑ์การคัดเลือกที่ชัดเจน, พนักงานสัมภาษณ์ไม่มีประสิทธิภาพพอจะคัดเลือกพนักงาน, ตลอดจนหัวหน้าฝ่ายต่างๆ ที่ต้องการพนักงานนั้นคัดเลือกพนักงานที่มีศักยภาพไม่เป็น
แนวทางแก้ปัญหา
• องค์กรควรคัดเลือกฝ่าย HR ที่ทำงานเป็นในหลายๆ มิติ ไม่ใช่คัดเลือกฝ่าย HR ในมาตรฐานของการทำงานเลขาณุการดูแลเอกสารหรือประสานงานเท่านั้น เพราะฝ่าย HR จริงๆ แล้วทำงานหลากหลายรูปแบบ โดยเฉพาะกับเรื่องของการสื่อสารและดูแลพนักงาน พนักงานในฝ่าย HR ควรมีทักษะการสื่อสารที่ดีเป็นสำคัญด้วย ฝ่าย HR ที่มีประสิทธิภาพย่อมคัดเลือกพนักงานที่มีศักยภาพเข้ามาทำงานกับบริษัทได้
• องค์กรไม่ควรอำนาจการตัดสินใจกับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ควรมีการถ่วงดุลอำนาจกัน ข้อดีก็คือการมีความคิดเห็นจากหลายๆ ฝ่าย หลายๆ มุมมอง ทั้งจากเรื่องจิตวิทยาบุคคล และเรื่องการทำงานจริง เพื่อคัดเลือกคนที่เหมาะสมที่สุด อีกนัยหนึ่งก็เพื่อป้องกันการคัดเลือกที่ทุจริต อิงเส้นสาย พวกมากลากไป หรือแม้แต่รับสินบน นั่นอาจทำให้องค์กรไม่ได้คนมีคุณภาพเข้ามาร่วมทำงานได้เหมือนกัน
5.ปัญหาเรื่องทำเลที่ตั้งสำนักงานและการเดินทาง
ดูเหมือนปัญหานี้จะเป็นปัญหาเล็กๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องอะไรโดยตรงกับการทำงานเลย แต่ปัญหาเล็กนี้ก็กลายเป็นปัญหาใหญ่ของการจ้างงานกับหลายๆ บริษัทเช่นกัน บางครั้งผู้สมัครมีศักยภาพเหมาะสมทุกอย่าง แต่ติดปัญหาเพียงเรื่องการเดินทางอย่างเดียวที่ทำให้เกิดอุปสรรค์ต่อวิถีชีวิตได้ ก็อาจทำให้ปฏิเสธการร่วมงานกันได้ในที่สุด
ตำแหน่งที่ตั้งของสำนักงานมีผลต่อการตัดสินใจเลือกทำงานกับองค์กรแน่นอน ออฟฟิศที่อยู่ในอาคารสำนักงานใหญ่ใจกลางเมือง อาจสร้างแรงจูงใจได้ดีกว่าออฟฟิศที่อยู่นอกเมือง แถมยังเดินทางไม่สะดวก ปัญหาที่ตั้งสำนักงานนี้เป็นปัจจัยใหญ่ที่ผู้สมัครเลือกทำงานเช่นกัน บางคนอาจจะเลือกทำงานออฟฟิศกลางเมืองที่ให้เงินเดือนน้อยกว่า แต่เดินทางสะดวกกว่า มากกว่าเลือกออฟฟิศที่อยู่ไกล ที่อาจเสนอค่าจ้างที่ดีกว่าก็ได้
แนวทางแก้ปัญหา
• บริษัทควรเปิดเผยตำแหน่งที่ตั้งให้ชัดเจน (กรณีที่เปิดเผยได้) เพื่อให้ผู้สมัครประเมินเรื่องการเดินทางเบื้องต้นได้ และสิ่งนี้ถึงจะเป็นสิ่งเล็กๆ น้อยๆ แต่เป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งที่ผู้สมัครงานจะเลือกสมัคร เป็นการคัดกรองผู้สมัครเบื้องต้นในด่านแรกด้วย
• บริษัทที่อยู่ในทำเลไม่สะดวกในการเดินทางนัก หรืออยู่ในทำเลชุมชนเมืองแต่ไม่มีขนส่งสาธารณะที่สะดวกผ่าน ทางบริษัทอาจจัดสวัสดิการเรื่องการขนส่งเพิ่มเติมให้ เช่น มีรถตู้บริการจากออฟฟิศไปยังสถานีรถไฟฟ้า เป็นต้น ก็จะเป็นส่วนที่ทำให้ตัดสินใจร่วมงานได้ดีขึ้นเช่นกัน
• หลายบริษัทที่ไม่อยากรับภาระจัดการเรื่องยิบย่อย อาจแก้ปัญหาโดยการบวกค่าเดินทางพิเศษ นอกเหนือจากอัตราเงินเดือนด้วย สิ่งนี้ก็เป็นสิ่งจูงใจได้ดีเช่นกัน แต่ทางที่ดีฝ่าย HR ควรแจ้งเรื่องนี้อย่างชัดเจน ไม่หมกเม็ด และควรแยกจากเงินเดือน จริงๆ ไม่ควรแจ้งอัตราเงินเดือนที่รวมค่าเดินทางเข้าไปแล้ว เพราะผู้สมัครอาจรู้สึกเหมือนถูกเอาเปรียบได้เหมือนกัน
• บางสายวิชาชีพนั้นไม่สามารถเลือกทำเลบริษัทที่เหมาะสมได้ เพราะได้ตั้งฐานที่มั่นหลักไว้แล้ว หรือเป็นโรงงานที่ต้องตั้งอยู่ในนิคมอุตสหกรรม ฝ่าย HR อาจช่วยแก้ปัญหาโดยใช้แรงจูงใจอื่นเพิ่มเติม อาทิ ชื่อเสียงและความมั่นคง, อัตราจ้างที่สูงและคุ้มค่า, สวัสดิการยานพาหนะ, หรือแม้แต่ที่พักอาศัย
6.การประกาศรับสมัครงานขาดแรงจูงใจที่ดีพอและใช้สื่อไม่ตรงกลุ่มเป้าหมาย
การสร้างแรงจูงใจผ่านการประกาศรับสมัครงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญหนึ่งที่ฝ่าย HR ยุคปัจจุบันให้ความสนใจอย่างยิ่ง เพราะนี่คือตัวคัดกรองด่านแรกที่จะทำให้คนสนใจมาร่วมงานกับบริษัท บางครั้งองค์กรหรือแม้กระทั่งฝ่าย HR อาจตกม้าตายตรงจุดนี้ เลือกใช้ประกาศที่ไม่เหมาะสม หรือเลือกช่องทางสื่อที่ไม่ตรงกลุ่มเป้ามาย ก็อาจทำให้พลาดได้พนักงานที่ดีได้เช่นกัน แรงจูงใจนั้นไม่ได้หมายถึงการใช้คำพูดที่สวยหรู โดนใจ หรืออาร์ตเวิร์คที่สวยงามดึงดูดเพียงอย่างเดียวเท่านั้น บางครั้งการประกาศรับสมัครงานที่ดูเป็นทางการ ใช้คำที่เหมาะสม อาจดูน่าเชื่อถือและเป็นแรงจูงใจที่ดีกว่าโฆษณารับสมัครงานแนวครีเอทีฟก็ได้เหมือนกัน สิ่งจูงใจที่ดีอีกอย่างก็คือข้อมูล โดยเฉพาะสิทธิประโยชน์ที่ผู้สมัครจะได้รับ ตั้งแต่สวัสดิการ, การฝึกอบรม, การท่องเที่ยวต่างประเทศ เป็นต้น
แนวทางแก้ปัญหา
• ข้อความในประกาศรับสมัครงานเป็นสิ่งสำคัญเบื้องต้น นอกจากความถูกต้อง ชัดเจน ครบถ้วนแล้ว การใช้ภาษาให้เหมาะกับตำแหน่งหรือวิชาชีพก็เป็นแรงจูงใจสำคัญเช่นกัน อย่างเช่นหากรับสมัคงานในตำแหน่งสร้างสรรค์ ควรใช้คำลักษณะบรรยาย ตลอดจนอาร์ตเวิร์คที่ดึงดูด หรือหากรับสมัครตำแหน่งบริหาร คำพูดควรดูเป็นทางการ อาร์ตเวิร์คควรดูน่าเชื่อถือ สร้างภาพลักษณ์องค์กรให้ได้ หรือหากรับสมัครตำแหน่งพนักงานบริการรายชั่วโมง ข้อมูลอัตราจ้างและสวัสดิการณ์ต่างๆ เป็นปัจจัยในการตัดสินใจที่สำคัญ เป็นต้น
• การเลือกสื่อให้เหมาะสมก็เป็นสิ่งสำคัญ หากตำแหน่งงานดี สวัสดิการเด่น อัตราจ้างสูง การติดประกาศตามที่สาธารณะอาจไม่ใช่สื่อที่เหมาะสมเหมือนกับประกาศผ่านสื่อสิ่งพิมพ์หรือเว็บไซต์จัดหางาน หรือแม้แต่การประกาศผ่านเว็บไซต์เอง หากเป็นตำแหน่งบริหารอาจเลือกประกาศในบริษัทจัดหางานที่มีภาพลักษณ์ดี น่าเชื่อถือ กลุ่มเป้าหมายเป็นคนมีคุณภาพ ไม่เลือกลงประกาศในเว็บไซต์จัดงานสำหรับพนักงานระดับทั่วไป เป็นต้น
CHECK!!
เขียน Job Description (คำบรรยายลักษณะงาน) อย่างไรให้ดีและเคลียร์
7.ได้พนักงานขาดทักษะ ไม่มีความสามารถจริง หรือต่ำกว่ามาตรฐานที่คาดไว้
ปัญหาที่มักพบบ่อยในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรก็คือการที่ได้พนักงานที่ความสามารถไม่ตรงตามความต้องการ หรือไม่มีความสามารถจริงๆ ตามที่อ้างไว้ หรือทำงานได้ตำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ บางกรณีผู้สมัครอาจให้ข้อมูลที่เกินจริง สัมภาษณ์สร้างภาพ หรืออวดอ้างเกินมาตรฐานตน กรณีนี้ฝ่าย HR อาจต้องมองเกมให้ขาดให้ได้
แนวทางแก้ปัญหา
• ฝ่าย HR ควรประสานงานกับหัวหน้างานแต่ละฝ่ายที่ต้องการพนักงาน และสอบถามรวมถึงประเมินความสามารถให้ละเอียดรอบคอบ เพราะผู้เชี่ยวชาญแต่ละสายงานจะช่วยตรวจสอบเรื่องนี้ได้ดีกว่า
• ฝ่าย HR อาจต้องตรวจสอบข้อมูลของผู้สมัครในเชิงลึกอย่างจริงจัง เช็คข้อมูลประวัติการทำงานในอดีต หรือประเมินผู้สมัครให้รอบด้าน
• บางทักษะ ฝ่าย HR สามารถทำการทดสอบเบื้องต้นได้ก่อน อาจให้การบ้านไปลองทำเพื่อทดสอบความสามารถ และประสิทธิภาพในการทำงาน แล้วค่อยนำมาประกอบการพิจารณารับในภายหลังได้ด้วย
8.พนักงานไม่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร
บางครั้งปัญหาของพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องงานหรือความสามารถแต่เป็นเรื่องของการไม่เข้ากับวัฒธรรมองค์กรต่างหาก การคัดสรรพนักงานโดยดูจากความสามารถหรือศักยภาพส่วนบุคคลเพียงอย่างเดียวนั้นจึงไม่พอ อย่างบางคนเก่ง มีความสามารถเฉพาะตัวสูง ชอบการแข่งขัน แต่หากอยู่ในองค์กรที่ให้ความสำคัญกับระบบทีม เน้นความสัมพันธ์ระหว่างกัน และไม่จำเป็นจะต้องแข่งขันทางธุรกิจ การอยู่ผิดที่ผิดทางก็อาจทำให้เกิดผลเสียได้เช่นกัน
