กุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจนั้น คือ คุณภาพ ความสามารถของพนักงาน และจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับงาน หากกำลังคนไม่สอดคล้อง มากไป ก็ค่าใช้จ่ายสูง ปัญหาด้านคนทำงานมาก คนทำงานน้อยจะตามมา น้อยเกินไป งานโหลดส่งผลต่ออารมณ์ ความเครียด และบรรยากาศการทำงาน ที่สำคัญอาจเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะไม่มีกำลังคนเพียงพอต่อการผลิตสินค้า และบริการ

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หมายถึง
การคาดการณ์ คาดคะเน หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฎิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจ

การวางแผนอัตรากำลังคนนี้จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับการวางแผนการผลิต หรือ การวางแผนการตลาด เป็นต้น

ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน
สถานการณ์เปลี่ยนเร็วมาต้อง “เตรียมการล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาเฉพาะหน้า”
“คน” เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าขององค์กร “ต้องพร้อมเพื่อการแข่งขัน”
วลีจาก การวางแผนกำลังคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

คำกล่าวสั้นๆ แต่โดนใจ การวางแผนกำลังคน คือการเตรียมการล่วงหน้า
– เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้อง เหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า
– เตรียมกำลังคนทั้งด้านปริมาณ และด้านคุณภาพ สำหรับการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
– เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

1. การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
2. การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
3. การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
4. การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
5. การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Compesation & Benefit )
6. การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

กล่าวได้ว่าการวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) เป็นต้นน้ำของกระบวน HR เกือบทั้งหมด และในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาอธิบายว่า หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ และนำไปเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไร

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ต่อ
หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลัง)

1. ต้องศึกษาทำความเข้าใจธุรกิจ เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรเป็นอันดับแรก HR ควรเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี เมื่อเข้าใจแล้วก็จะได้คำตอบว่า
   – กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน
   – เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายโปรแกรมสำเร็จรูปเปิดใหม่แห่งหนึ่งมีเป้าหมายต้องการทำให้บริษัทฯ เป็นที่รู้จัก แน่นอนว่า HR ความต้องเตรียมอัตรากำลังด้าน PR, Mass Communication, Marketing Communication ร่วมถึงภาพรวมการทำสื่อเช่น Creative, Graphic Designer เป็นต้น

2. การวิเคราะห์กำลังคน

2.1. ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่เป็นแบบไหน เป็นอย่างไร ตำแหน่งใดถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุ พิจารณาดังนี้
– ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (วัฒนะธรรมองค์กร) ช่วงอายุที่ต้องการ ระดับการศึกษา ทักษะที่ต้องการ
– เทคโนโลยีที่จะต้องนำมาให้ในการทำงานในอนาคต มีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใด ในตำแหน่งใด
– แนวโน้มตลาดแรงงาน เช่น ในอนาคนข้างหน้า Gen Z ไม่อยากทำงานประจำแล้ว แต่อยากทำงานอิสระ หรือแรงงานหนุ่มสาวน้อยลงกำลังเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุ เป็นต้น

2.2. กำลังคนที่ปัจจุบันมีอยู่ นอกจากการนับจำนวนกำลังแล้ว ควรพิจารณาประกอบ ดังนี้
– การวัด หรือการประเมินความรู้ และทักษะในแต่ละระดับ คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด ความสามารถในการทำงาน (Competency) ที่คนของเรามีเป็นอย่างไร
– วิเคราะห์ข้อมูลการลาออก (Turnover) โดยแยกเป็นแต่ละระดับ และกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงานที่กำลังเกษียณในแต่ละปี
– ประเมินว่าคนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรในการพัฒนา

2.3. ขั้นตอนการหาความต่าง (Gap Analysis) คือ การเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น กับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน ดังตัวอย่างคร่าวๆ ง่ายๆ เพื่อช่วยเพื่อนๆ วางแผนฯ
การปิด Gap
– น้อยเกินไป ก็ต้องมาดูว่า ขาดในที่ปริมาณคน หรือ ขาดที่ความรู้ทักษะ ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง หากขาดคนก็ต้องหาคนมาเพิ่มมาเสริม HR ก็จะสามารถรู้ได้ว่าต้องหาคนเพิ่มตำแหน่งไหน มีทักษะอย่างไร
– มากไป วิเคราะห์ได้ว่า กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ หรือ ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เป็นต้น กรณีที่กำลังคนเกินความต้องการ วิธีการโอนย้าย หรือการเพิ่มเสริมทักษะความรู้ใกล้เคียงจากเดิมเพื่อตอบสนองรูปแบบธุรกิจใหม่ในอนาคตก็เป็นวิธีหนึ่งในการเตรียมการ

ดังที่ผู้เขียนได้ระบุไว้ใน การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ตอนต้น การวางแผนอัตรากำลังเปรียบดังต้นน้ำ เป็นเสมือนปัจจัยตั้งต้นของการบริหารงานทรัยยากรบุคคล

ขาดในที่ปริมาณคน การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
ขาดที่ความรู้ทักษะ การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง – การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
– การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
– กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ
– ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ – การวางแผนโอนย้าย
– การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
– การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

1. เตรียมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันในเชิงปริมาณ (มีจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง) และคุณภาพ (ทักษะความรู้ที่้ต้องสนองเป้าหมายองค์กรหรือไม่อย่างไร) ผู้อ่านสามารถเข้าไปดูแบบฟอร์มเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคนได้ทางอินเตอร์เน็ตแล้วนำมาปรับใช้***
2. คาดการณ์กำลังคนในอนาคต ในระยะเวลาข้างหน้าที่กำหนดไว้ต้องการบุคคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง ทั้งจำนวนรวม และแยกประเภท ตลอดจนระบุรายละเอียดคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ และประสบการณ์
3. แผนกำลังคน (Manpower plans) หรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง จากการวิเคราะห์คาดการณ์ทั้งหมดแล้ว ให้นำมาระบุจำนวนที่ชัดเจนลงแบบฟอร์มเพื่อคำนวณค่าส่วนต่าง (Gap Analysis)

โดยแผนอัตรากำลังนี้จะต้องพิจารณาเรื่องต่างๆ นี้ประกอบด้วย
– เวลา หมายถึง มีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอก็ต้องเน้นการสรรหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำควบคู่ไป
– ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร สิ่งเหล่านี้มีพร้อมมากน้อยแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น หาคนมาได้แต่ขาดเครื่องมือในการทำงาน ทำให้คนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้ ดังนั้น ต้องคุยกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องการจัดหาทรัพยากรมาให้สอดคล้องกัน
– ความพร้อมของพนักงานเอง พนักงานของเราเองพร้อมเติบโต พัฒนาต่อยอดความรู้ และทักษะใหม่ๆ เพียงใด ยกตัวอย่างเช่น พนักงานรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท อาจไม่พร้อมที่จะรับเทคโนโลยีใหม่ๆ หากพิจารณาจุดนี้ HR ก็จะทราบว่าควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนรุ่นใหม่ๆ เข้ามาปฏิบัติงาน

ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

1. นโยบาย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ขององค์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองการแข่งขันทางธุรกิจ
2. เกิดจากผลประโยชน์ส่วนตัว ต้องการนำพรรคพวกตนเองเข้ามาทำงาน ผู้ใหญ่ต้องการฝากคนนั้นคนนี้เข้าทำงานทั้งที่ความสามารถของคนนั้นไม่ได้ตรงกับที่องค์กรต้องการเลย
3. การวิเคราะห์ปัจจัยทางการผลิตคลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถวิเคราะห์ค่างานได้
4. สภาพแวดล้อมขององค์การไม่เอื้ออำนวย เช่น ผู้บริหารยังไม่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างจริงจัง หรือ ฝ่ายอื่นๆ ยังไม่เห็นความสำคัญก็ยกให้เป็นหน้าที่ HR ฝ่ายเดียว เป็นต้น
5. 
   เอกสารประกอบการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาฐานข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำแผนความต้องการอัตรากำลังคนด้านสุขภาพ สำนักงาน ก.พ.